Saskia Hofman, teamleider Veiligheid bij de Gemeente Zutphen: “Medewerkers hebben nu helder voor zich wat zij in de praktijk van de Wpg moeten weten voor hun eigen werkzaamheden.”

^{© Gemeente Zutphen}

Toen de gemeente Zutphen zich voorbereidde op de Wpg-audit van 2025, besloot zij om ondersteuning in te schakelen. Saskia Hofman, teamleider Veiligheid, Vergunningen, Handhaving en Wijkregie, blikt terug op dit traject.

De aanleiding voor het Wpg-traject was een brief van de Autoriteit Persoonsgegevens waarin werd gewezen op de mogelijkheid van handhavend optreden wanneer de gemeente niet aan de Wpg zou voldoen. “Ook daarvoor was ik me al bewust dat we niet in alle opzichten compliant waren, maar nu moesten we écht aan de bak.” De benodigde capaciteit en specialistische kennis had de gemeente niet in huis, en dus ging ze op zoek naar een externe partij.

Saskia had duidelijk voor zich waar ze naar op zoek was: een partij die niet alleen kon helpen met de voorbereiding op de eerstvolgende Wpg-audit, maar die ook voor duurzame bewustwording kon zorgen. “Gelukkig had ik in mijn eerste gesprek met Paul direct het idee dat hij snapte wat ik daarmee bedoelde, en hetzelfde bleek uit de offerte.”

De gemeente schakelde Lex Digitalis in voor twee Wpg-trajecten: één voor leerplicht (Domein III) en één voor de boa’s Openbare Ruimte (Domein I). Per domein werkten we stap voor stap aan het verbeteren van de Wpg-compliance. Het traject omvatte een breed pakket aan werkzaamheden, die waar passend in samenspraak met de betrokken medewerkers plaatsvonden.

Zo schreven we onder meer beleid voor het autorisatiebeheer (toekennen, wijzigen, intrekken en controleren), met speciale aandacht voor niet-boa’s. Daarnaast schreven we beleid voor het controleren van de logbestanden, en richtten we een Wpg-verwerkingsregister in, inclusief een procedure om dit actueel te houden. Alle procedures, werkinstructies en controleformulieren bundelden we vervolgens per domein in een Wpg-handboek, zodat medewerkers alle relevante informatie op één centrale plek kunnen terugvinden.

Ook namen wij het plannen en coördineren van de audit op ons, inclusief het opvragen en aanleveren van de bewijsstukken op de PBC-lijst, en waren we tijdens de audit aanwezig voor het overleg met de auditor. Hofman: “Wat ik fijn vond, was dat jullie en de auditor elkaars taal spreken. Jullie begrijpen wat auditors willen zien, en maakten die verbinding voor ons.”

Het belangrijkste resultaat van het traject is volgens Hofman de toegenomen Wpg-bewustwording op de werkvloer. “Medewerkers hebben nu helder voor zich wat zij in de praktijk van de Wpg moeten weten voor hun eigen werkzaamheden. In dat kader was het prettig dat jullie uitlegden waarom de Wpg bepaalde eisen stelt.” Op die manier ontstond niet alleen meer begrip, maar ook meer eigenaarschap: medewerkers weten welke verplichtingen gelden, en spreken elkaar daar ook op aan.

“De audit is eigenlijk bijvangst”, merkt Hofman op. Een goed auditresultaat is geen doel op zich, maar het logische gevolg van een organisatie waarin de juiste processen aantoonbaar op de juiste manier worden uitgevoerd. Dat deze verbeteringen zich uiteindelijk ook vertaalden in een aanzienlijk beter auditresultaat is volgens Hofman dan ook vooral een bevestiging dat de organisatie op de goede weg is.