Consultancy: meerwaarde op korte én lange termijn!

15 september 2022 / in Nieuws / door Nienke Koorn

Er bestaat een beeld van de consultant: die snelle professional die als een wervelwind door je organisatie raast en zo snel mogelijk diens taken vervult om weer naar een volgende klus te kunnen vliegen. Onterecht wat mij betreft, want op maat adviseren brengt een organisatie veel meer dan een quick fix. Toen ik begin dit jaar startte als privacy consultant bij Lex Digitalis, had ik niet kunnen denken dat de rol me zo goed zou passen. Wel was ik er vanaf de eerste dag op gebrand om mijn eerste opdracht tot een succes te maken.

Maar hoe zorg je ervoor dat je als externe consultant waarde toevoegt op de lange termijn? Dat is de vraag die ik in dit artikel probeer te beantwoorden, met tips, maar ook met eerlijke reflectie op wat ik de afgelopen tijd geleerd heb.

Weet waar je aan begint: kaders, kaders, kaders!
De opdrachten van een consultant kunnen heel verschillend zijn. Je kunt meerdere opdrachtgevers naast elkaar hebben of vooral focussen op korte-termijnprojecten zoals DPIA’s.

Tijdens mijn eerste opdracht heb ik een organisatie bijgestaan voor een langere periode. Er was behoefte aan een privacy officer die processen verder zou professionaliseren.

Ik had het geluk dat mijn door de wol geverfde collega Elly voorafgaand aan de opdracht de opdrachtgever vroeg om een prioriteitenlijst te maken, met de items die ik in zes maanden zou afronden. Deze lijst werd de rode draad gedurende mijn opdracht, een levend document dat mijn opdrachtgever en ik wekelijks erbij pakten om de voortgang te toetsen en de focus (opnieuw) te bepalen.

Naast dit wekelijks overleg, was er maandelijks een check-in met de portefeuillehouder en mijn leidinggevende binnen Lex Digitalis. Tijdens de check-in stelden we samen vast of we nog op de juiste weg waren samen en of ‘de lijst’ een update nodig had of niet.

Inmiddels ben ik op mijn volgende opdracht aan de slag met precies zo’n prioriteitenlijst als Elly bij de eerste opdrachtgever samenstelde. Het geeft alle partijen houvast en stelt verwachtingen scherp. Samen succes definiëren is niet eenvoudig maar wel essentieel om een opdracht te laten slagen.

Vergeet de kaders
Ja, ik heb net een pleidooi gehouden voor het vaststellen en behouden van de kaders van je opdracht om deze te laten slagen. En ja, nu zeg ik dat je diezelfde kaders weer los moet laten. Het slagen van een opdracht hangt namelijk niet alleen af van de hoeveelheid taken die je kan afvinken tijdens de looptijd van je opdracht. De relatie die je in de tussentijd opbouwt met een opdrachtgever en je (tijdelijke) collega’s is namelijk minstens zo belangrijk. Pas als je goed in contact bent met de personen met wie je samenwerkt, hoor en merk je ook wat een organisatie nodig heeft. Hou je ogen en oren open, wees aanwezig bij overleggen en zorg dat je ook op vaste momenten op locatie bent.

Probeer je tijdens je werk niet blind te staren op de vooraf vastgestelde doelen, maar zorg vooral ook dat je nieuwsgierig blijft. Op die manier kun je meebewegen met de behoeftes van een organisatie. Doelen kunnen in overleg met de opdrachtgever doorgestreept worden of herschreven, als jij constateert dat er iets anders nodig is of als je op een andere manier meer kunt toevoegen binnen de organisatie.

Tijdens mijn eerste opdracht hebben we gezamenlijk veelvuldig aan ‘de lijst’ geschaafd als de opdrachtgever en ik tot nieuwe inzichten kwamen en daarmee de prioriteiten veranderden. Bij het afronden van mijn opdracht zijn we dan ook samen tot de conclusie gekomen dat we andere taken en projecten hebben afgerond dan we van tevoren gezamenlijk hadden bedacht. Doordat dit transparant en in samenspraak is gebeurd, was de opdracht een groot succes.

Verandering is onvermijdelijk, dus go with the flow
Organisaties veranderen doorgaans snel en dat merk je als consultant ergens voor langere tijd ingezet wordt. Sommige veranderingen werken in je voordeel, bijvoorbeeld als er door meer budget een extra privacy professional bij komt met wie je het werk kunt verdelen of gezamenlijk kunt optrekken en sparren.

In een ander geval kan een verandering binnen de organisatie ervoor zorgen dat je bepaalde expertise mist om goed te kunnen adviseren, bijvoorbeeld als een project heel specifieke of technische kennis vraagt. Aan jou als consultant de taak om hier flexibel mee om te gaan en je nieuwe kennis of vaardigheden snel eigen te maken. Soms kom je met onconventionele oplossing een heel eind. Bijvoorbeeld door een expert aandragen voor een workshop of training voor de opdrachtgever, zodat je samen met de organisatie de benodigde kennis opdoet en alsnog een gezamenlijk resultaat neerzet.

Bij een vertraging of een verandering van je scope is het belangrijk om eerlijk te zijn en dit direct bespreekbaar te maken met zowel je opdrachtgever als leidinggevende. Duidelijk verwachtingsmanagement voorkomt dat je taken en doelen een loopje met je nemen en zorgt ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op blijven staan. Zo’n vertraging of verandering van scope ontstaat bijvoorbeeld bij een onvoorziene verandering binnen de organisatie, maar ook als bepaalde dingen meer tijd in beslag nemen dan je van tevoren dacht. Soms blijkt een DPIA veel complexer dan je dacht of lukt het niet om de juiste personen op korte termijn in dezelfde vergadering te krijgen, met uitloop van een (deel van je) opdracht als gevolg. Voor alle situaties geldt; manage de verwachtingen van je stakeholders, zodat iedereen van dezelfde resultaten en dezelfde deadlines uit kan gaan.

Vies woord of beste carrièreswitch ooit?
Consultancy wordt soms als een modewoord gezien en dat is wat mij betreft geheel onterecht. Het leukste aan mijn rol vind ik de combinatie van enerzijds diepgaande kennis delen en anderzijds het gebruiken van mijn sociale voelsprieten. Het tijdelijk deel uit maken van een andere bedrijfscultuur, met steeds weer nieuwe en boeiende collega’s geeft me energie. Elke ontmoeting heeft potentie en als je uitvogelt hoe je elkaar kan bijstaan om verder te komen, ontstaan de mooiste samenwerkingen.

Als adviseur mag je een organisatie op een heel boeiend moment helpen; vaak is de nood namelijk echt hoog, stapelt het werk zich razendsnel op en is het aan jou om pragmatisch te zijn en creatief mee te denken in oplossingen. In mijn huidige opdracht is er veel momentum om privacy te wortelen in de organisatie. Dit is een andere kant van het werk die ik graag uitdiep en waar ik heel veel energie uithaal.

Misschien merk je het al, ik ben erg blij met mijn rol als consultant en inspireert me elke dag. Als je meer te weten wil komen over hoe jouw rol als consultant eruit zou kunnen zien bij Lex Digitalis of als je een keer wil sparren over strategische privacy vraagstukken met mij of mijn collega’s, bel me dan gerust en geheel vrijblijvend op 06 1808 8514.